Что главнее: бумажный вариант или ЭДО?

Несмотря на то, что электронный документооборот (ЭДО) уже давно активно применяется как во взаимоотношениях с контрагентами, так и во взаимодействии с государственными органами, все еще много существует вопросов в использовании ЭДО в финансово-хозяйственной деятельности.

Например, какие могут возникнуть налоговые последствия при установлении приоритета для оформления бумажного варианта первичных документов при заключении соглашения об ЭДО?

Такой вопрос как правило возникает у крупных поставщиков, где большие объемы отгрузок и ЭДО только вводится, то есть сотрудники, отвечающие за процесс, учатся работать с ЭДО, и в начале освоения нового процесса не исключены ошибки. Но так как речь о поставщике, то корректность и своевременность оформления первичных (отгрузочных) документов может повлиять на его налоговые обязательства.

Далее, в настоящей статье мы проанализируем нормы законодательства, чтобы ответить на вопрос о налоговых последствиях приоритета, описанный выше.

Напомним, что под документооборотом для целей бухгалтерского учета понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте от момента их составления до завершения исполнения[1].

В Налоговом кодексе РФ не раскрыто понятие «первичных документов». В данном случае следует руководствоваться законодательством о бухгалтерском учете[2]. Требования к оформлению первичных документов, в том числе и тех, что оформляются при отгрузке товаров (накладная) установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3].[4]

Для налогоплательщиков НДС кроме накладной на отгрузку товара необходимо обязательно оформить счет-фактуру[5].

В 2013 году с момента вступления в силу нового Закона о бухгалтерском учете, согласно которому стало не обязательным применение унифицированных норм, экономический субъект может разработать свою форму первичных документов, при условии, что она отвечает обязательным требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. С учетом указанных изменений, в целях сокращения документооборота ФНС РФ разработала форму универсального передаточного документа[6], которая содержит все обязательные реквизиты первичного документа и отвечает требованиям ст. 169 НК РФ, предъявляемых к оформлению счета-фактуры[7].

Таким образом, при поставке товаров налогоплательщик может оформить как два отдельных документа: накладную и счет-фактуру, так и один: УПД (форма которого рекомендована ФНС РФ).

В связи с внедрением ЭДО, документы, оформляемые при отгрузке, составляются как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью[8]. При этом специальных требований в законодательстве РФ о бухгалтерском учете и налогообложении в части оформления первичных документов в электронном виде не установлено. В указанном случае следует руководствоваться общими нормами, установленными ст. 313 НК РФ, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[9].

При этом заметим, что законодательство РФ не устанавливает запрета на одновременное составление документов как в электронной форме, так и на бумажных носителях.

На момент написания статьи, законодательно не установлено обязанности по электронному документообороту в рамках торговли, за исключением некоторых случаев. Например, при реализации товаров, подлежащих прослеживанию, оформление УПД осуществляется только в электронном виде[10]

Составление первичных документов, счетов-фактур и (или) УПД в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур, если иное не предусмотрено в соответствии с установленными форматами и порядком. [11]

Налоговое законодательство не предусматривает штрафные или иные санкции за совмещения бумажного и цифрового документооборота между компаниями контрагентами.

Однако при одновременном применении бумажного и электронного документооборота между организациями, можно отнести риск неотражения либо двойного отражения счет-фактуры или иного первичного документа в бухгалтерском учете, что может повлечь искажение данных при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности.

Таким образом, резюмируя вышесказанное, можно сделать следующий вывод. Применение ЭДО для организации занимающейся оптовой торговлей (кроме прослеживаемых товаров) для взаимоотношений со своими контрагентами носит рекомендательный характер. Установление в соглашении о применении ЭДО с контрагентами приоритета оформления бумажного варианта первичных документов над электронным, снизит вышеописанные нами риски, и, соответственно, не повлечет за собой каких-либо негативных налоговых последствий.